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Betriebsprüfung
Betriebsprüfung –
souverän begleitet.
Die Prüfungsanordnung ist da. Ab diesem Moment geht es darum, den Ablauf zu steuern, statt ihn über sich ergehen zu lassen. Wir übernehmen die Vorbereitung, den Kontakt zum Prüfer und die Verhandlung in der Schlussbesprechung.
Was in den ersten Tagen zählt
Eine Prüfungsanordnung ist kein Vorwurf. Sie folgt meistens aus einem Turnus, einer Betriebsgrößenklasse oder einem Anlass wie einer Betriebsaufgabe oder auffälligen Kennzahlen. Der Ausgang hängt aber stark davon ab, was in den Wochen zwischen Anordnung und erstem Prüfungstag geschieht.
Wir sehen uns zuerst die Anordnung selbst an: Welche Steuerarten, welche Jahre, welcher Prüfungsbeginn. Daraus ergibt sich der Rahmen, und dieser Rahmen ist bindend. Danach gehen wir die betroffenen Jahre durch, bevor der Prüfer es tut. Wo eine Position angreifbar ist, wollen wir das vorher wissen, samt Argumentation und Belegen. Eine Feststellung, auf die man vorbereitet ist, verläuft anders als eine, die einen überrascht.
Unsere Aufgaben im Verfahren
- Prüfung der Anordnung auf Umfang, Zeitraum und formelle Richtigkeit
- Antrag auf Verlegung des Prüfungsbeginns, wenn das sachlich begründet ist
- Vorabdurchsicht der betroffenen Jahre, Identifikation kritischer Positionen
- Aufbereitung des Datenzugriffs nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung
- Prüfung der Verfahrensdokumentation und Kassenführung
- Prüfung im Regelfall in unseren Räumen, damit der Betriebsablauf weiterläuft
- Beantwortung sämtlicher Prüferanfragen über uns, schriftlich und nachvollziehbar
- Verhandlung in der Schlussbesprechung
- Prüfung des Prüfungsberichts und der geänderten Bescheide, Einspruch bei Bedarf
Der Datenzugriff
Die Finanzverwaltung darf auf steuerlich relevante Daten digital zugreifen. Praktisch bedeutet das einen Datenträger mit den Buchführungsdaten, den der Prüfer mit einer Analysesoftware auswertet. Diese Software sucht nach Auffälligkeiten in Zahlenreihen, prüft Ziffernverteilungen und findet Lücken in Nummernkreisen innerhalb von Minuten.
Deshalb ist der Umfang der überlassenen Daten eine wichtige Entscheidung. Zu überlassen ist, was steuerlich relevant ist, nicht der gesamte Datenbestand des Unternehmens. Wir grenzen das im Vorfeld ab und stellen den Export so zusammen, dass er vollständig ist, aber nicht darüber hinausgeht.
Wo Prüfungen typischerweise ansetzen
Kassenführung. Bei bargeldintensiven Betrieben ist das der häufigste Ansatzpunkt. Fehlende Verfahrensdokumentation, nicht angemeldete technische Sicherheitseinrichtung oder Lücken in den Tagesabschlüssen begründen formelle Mängel, und formelle Mängel eröffnen die Schätzungsbefugnis. Wer hier sauber aufgestellt ist, entzieht der Prüfung das wirksamste Instrument.
Private Nutzung betrieblicher Wirtschaftsgüter. Fahrzeuge ohne Fahrtenbuch, Telefon, Wohnung im Betriebsgebäude, Bewirtung. Hier geht es selten um große Beträge, aber die Summe über drei Jahre ist spürbar.
Abgrenzung Betriebsausgabe und Lebensführung. Reisen mit gemischtem Anlass, Arbeitszimmer, Kleidung, Bewirtungsbelege ohne Angabe des Anlasses und der Teilnehmer.
Verrechnung mit nahestehenden Personen. Verträge mit Ehegatten oder Kindern, Miete an Angehörige, Darlehen im Familienkreis. Solche Vereinbarungen werden anerkannt, wenn sie zivilrechtlich wirksam, klar vereinbart und tatsächlich durchgeführt sind, und sonst nicht.
Bei Kapitalgesellschaften zusätzlich die verdeckte Gewinnausschüttung: unangemessene Geschäftsführervergütung, Tantiemen ohne klare Vereinbarung, Nutzungsüberlassungen ohne Entgelt.
Formelle Mängel sind gefährlicher als inhaltliche. Wer die Form im Griff hat, verhandelt über Sachverhalte statt über Schätzungen.
Die Schlussbesprechung
In der Schlussbesprechung werden die Feststellungen zusammengeführt und offene Punkte verhandelt. Das ist der eigentliche Termin der Prüfung. Beide Seiten wissen, dass ein Rechtsbehelfsverfahren Jahre dauert und für beide aufwendig ist, deshalb gibt es Spielraum, vor allem bei Punkten, die tatsächlich Ermessens- oder Bewertungsfragen sind.
Wir gehen mit einer klaren Priorisierung in diesen Termin: Welche Feststellung ist sachlich unstrittig, welche ist verhandelbar, welche würden wir notfalls streitig stellen. Danach prüfen wir den Bericht gegen das Besprochene und die geänderten Bescheide gegen den Bericht. Beides weicht häufiger voneinander ab, als man annimmt.
Auch ohne bestehendes Mandat
Sie müssen nicht seit Jahren bei uns sein, damit wir eine Prüfung übernehmen. Wir begleiten auch Betriebe, deren Buchhaltung bislang woanders lag. In diesem Fall beginnen wir mit einer Bestandsaufnahme der betroffenen Jahre und sagen Ihnen ehrlich, wo wir Risiken sehen, bevor die Prüfung startet. Danach entscheiden Sie, wie es weitergeht, auch was die künftige laufende Buchhaltung angeht.
Häufige Fragen
Gut zu wissen.
Wie lange dauert eine Betriebsprüfung?
Bei Klein- und Mittelbetrieben umfasst die Prüfung meist drei zusammenhängende Jahre. Die Prüfung vor Ort dauert je nach Betriebsgröße einige Tage bis mehrere Wochen, das gesamte Verfahren bis zu den geänderten Bescheiden häufig mehrere Monate. Verzögerungen entstehen fast immer dort, wo Unterlagen nachgereicht werden müssen.
Kann die Prüfung verschoben werden?
Der Beginn lässt sich auf begründeten Antrag verlegen, etwa bei Krankheit, Urlaub oder einem Berichtszeitraum, in dem der Betrieb ohnehin ausgelastet ist. Der Antrag muss zeitnah nach der Prüfungsanordnung gestellt werden. Eine Verlegung um einige Wochen ist üblich und kann sinnvoll sein, wenn dadurch die Unterlagen vollständig vorliegen.
Was passiert, wenn der Prüfer Fehler findet?
Nicht jede Feststellung führt zu einer Nachzahlung, und nicht jede Feststellung ist unstrittig. Vieles wird in der Schlussbesprechung verhandelt, weil beide Seiten ein Interesse an einem Abschluss ohne Rechtsbehelfsverfahren haben. Bleibt ein Streitpunkt offen, prüfen wir Einspruch und, wenn nötig, Klage vor dem Finanzgericht.
Muss ich beim Prüfer im Betrieb dabei sein?
Nein. Auf Wunsch findet die Prüfung ganz oder überwiegend in unseren Räumen statt, und die Kommunikation läuft über uns. Das hat einen praktischen Vorteil: Fragen werden dann beantwortet, wenn der Sachverhalt geklärt ist, und nicht spontan zwischen Tür und Angel.
Erstgespräch
Gehen wir die Prüfung gemeinsam an.
Erstgespräch kostenlos: Sie schildern uns Umfang und Zeitraum der Anordnung, wir sagen Ihnen, was jetzt zu tun ist.