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Lohnbuchhaltung
Lohnbuchhaltung in Landshut –
pünktlich und korrekt.
Lohn- und Gehaltsabrechnung mit allem, was daran hängt: Meldungen an die Krankenkassen, Lohnsteueranmeldung, Beitragsnachweise, Bescheinigungen. Jeden Monat termingerecht, auch wenn bei uns jemand krank ist.
Die Abrechnung, die keinen Aufschub duldet
Bei fast allen anderen steuerlichen Vorgängen lässt sich ein Termin notfalls verschieben. Bei der Lohnabrechnung nicht. Die Mitarbeiter erwarten ihr Geld am Monatsende, die Krankenkassen ihren Beitragsnachweis fünf Arbeitstage vorher, das Finanzamt die Lohnsteueranmeldung zum Zehnten. Deshalb ist Lohnbuchhaltung vor allem eine Frage der Verlässlichkeit.
In unserer Lohnabteilung arbeiten mehrere Mitarbeiter, die sich gegenseitig vertreten. Ein Urlaub oder eine Krankheit verschiebt bei uns keinen Zahltag. Das klingt selbstverständlich, ist es aber nicht: In kleinen Einheiten hängt die Lohnabrechnung oft an einer einzigen Person, und wenn die ausfällt, wird es unangenehm.
Was wir übernehmen
- Monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung inklusive Lohnkonten und Lohnjournal
- Lohnsteueranmeldung, elektronisch an das Finanzamt übermittelt
- Beitragsnachweise und Meldungen an alle Krankenkassen
- An- und Abmeldungen, Jahresmeldungen, Meldungen zur Unfallversicherung
- Bescheinigungen für Elterngeld, Krankengeld, Arbeitsagentur, Behörden
- Abrechnung von Minijobs, kurzfristiger Beschäftigung, Aushilfen und Werkstudenten
- Reisekosten- und Auslösenabrechnung, Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit
- Betriebliche Altersvorsorge, Sachbezüge, Dienstwagen, Jobrad, Gutscheine
- Begleitung von Lohnsteueraußenprüfung und Sozialversicherungsprüfung
Wo es in der Praxis eng wird
Fehler in der Lohnabrechnung fallen selten sofort auf. Sie zeigen sich Jahre später bei einer Prüfung, und dann rückwirkend für den gesamten Prüfungszeitraum, gegebenenfalls mit Säumniszuschlägen. Die häufigsten Fälle sind immer dieselben.
Scheinselbständigkeit. Ein freier Mitarbeiter, der über Jahre fast ausschließlich für einen Auftraggeber tätig ist, weisungsgebunden arbeitet und in den Betrieb eingegliedert ist, wird im Zweifel als Arbeitnehmer eingestuft. Die Beiträge schuldet dann der Arbeitgeber, und zwar beide Anteile. Bei unklaren Konstellationen ist ein Statusfeststellungsverfahren die günstigere Variante, verglichen mit einer Nachforderung im fünfstelligen Bereich.
Zuschläge. Steuer- und beitragsfreie Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit sind an Voraussetzungen geknüpft, unter anderem an den Nachweis der tatsächlich geleisteten Stunden. Pauschale Zuschläge ohne Einzelaufzeichnung halten einer Prüfung nicht stand.
Sachbezüge. Tankgutscheine, Dienstwagen, Jobrad, Zuschüsse zu Kinderbetreuung oder Erholungsbeihilfen sind sinnvolle Instrumente, um netto mehr auszuzahlen. Jeder dieser Bausteine hat aber eigene Grenzen und Formvorschriften. Wird eine Freigrenze um einen Euro überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig, nicht nur der übersteigende Teil.
Lohnfehler werden nicht im laufenden Monat teuer, sondern vier Jahre später, rückwirkend und auf einmal.
Mindestlohn und Aufzeichnungspflichten
In den Branchen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes, also Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft, Speditionen und weitere, müssen Arbeitszeiten für geringfügig Beschäftigte und bestimmte Arbeitnehmergruppen täglich aufgezeichnet werden. Der Zoll prüft das unangekündigt. Wir sagen Ihnen, welche Aufzeichnungen Ihr Betrieb führen muss, und stimmen die Abrechnung darauf ab, damit Stundenzettel und Lohnkonto zusammenpassen.
Zusammenspiel mit der Finanzbuchhaltung
Löhne und Abgaben sind der größte Kostenblock der meisten Betriebe und müssen in der Finanzbuchhaltung korrekt abgebildet sein, damit BWA und Jahresabschluss stimmen. Liegen beide Bereiche bei uns, werden die Lohnbuchungen automatisch übernommen, Rückstellungen für Urlaub und Überstunden entstehen aus den tatsächlichen Daten, und Abstimmdifferenzen zwischen zwei Systemen entfallen.
Für Kapitalgesellschaften kommt ein weiterer Punkt dazu: Das Geschäftsführergehalt eines Gesellschafter-Geschäftsführers muss angemessen sein und im Vorhinein klar vereinbart, sonst droht die verdeckte Gewinnausschüttung. Das ist ein Punkt, an dem Lohn- und Unternehmensberatung ineinandergreifen.
Wechsel mitten im Jahr
Ein Wechsel der Lohnabrechnung ist zu jedem Monatsersten möglich, am saubersten zum Jahreswechsel. Wir übernehmen die Lohnkonten des laufenden Jahres, gleichen die aufgelaufenen Werte ab und melden uns bei den Kassen als neue Abrechnungsstelle an. Für Sie ändert sich in der Regel nur die Adresse, an die Sie die monatlichen Angaben schicken.
Häufige Fragen
Gut zu wissen.
Was kostet die Lohnabrechnung pro Mitarbeiter?
Üblich ist eine monatliche Grundpauschale je Abrechnungskreis plus ein Betrag je abgerechnetem Arbeitnehmer. Wie hoch dieser ausfällt, hängt vom Aufwand ab: Ein Angestellter mit festem Gehalt ist schnell abgerechnet, eine Baustellenmannschaft mit Zuschlägen, Auslöse und wechselnden Einsatzorten deutlich aufwendiger. Wir nennen den Preis nach einem Blick auf Ihre Lohnarten.
Wann brauchen Sie die Daten von uns?
Für eine Abrechnung zum Monatsende brauchen wir variable Angaben, also Stunden, Zuschläge, Fehlzeiten und Ein- oder Austritte, bis etwa zum 15. des Monats. Der Beitragsnachweis muss fünf Arbeitstage vor Monatsende bei den Kassen sein, deshalb ist dieser Termin nicht verhandelbar. Feste Gehälter ohne Änderungen laufen ohne Ihr Zutun durch.
Übernehmen Sie auch die Kommunikation mit Krankenkassen und Behörden?
Ja. Wir erledigen An-, Ab- und Jahresmeldungen, Beitragsnachweise, Lohnsteueranmeldungen, Meldungen zur Unfallversicherung, Bescheinigungen für Elterngeld, Krankengeld oder Arbeitsagentur sowie die Auskünfte bei Sozialversicherungsprüfungen. Sie bekommen die Vorgänge nur zu sehen, wenn eine Entscheidung von Ihnen nötig ist.
Was passiert bei einer Prüfung der Deutschen Rentenversicherung?
Wir stellen die angeforderten Unterlagen zusammen, begleiten die Prüfung und vertreten Sie gegenüber dem Prüfer. Die typischen Streitpunkte sind bekannt: Status freier Mitarbeiter, Behandlung von Aushilfen, Sachbezüge, Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit. Bei diesen Punkten sehen wir vorab nach, ob die Abrechnung trägt.
Erstgespräch
Der Zahltag ist nicht verhandelbar.
Wir übernehmen die Abrechnung samt Meldewesen und vertreten Sie bei Prüfungen. Sprechen Sie mit uns über Ihren Betrieb.